Jak jeszcze bardziej usprawnić swoją pracę?

Posted by on 17 października 2013 in Inspiracje, Rozwój osobisty | 0 comments

Jak jeszcze bardziej usprawnić swoją pracę?

Błędne koło odkładania wszystkiego na później

Wiele osób cierpi na dziwną przypadłość. Mimo że są ambitni i zdolni, nigdy nie potrafią wykonać niczego na czas. Zaprzepaszczają okazje, nie osiągają sukcesów, omijają ich awanse, a wszystko to z powodu jednego, prostego problemu: braku odpowiedniej organizacji pracy.

Dzieje się tu z dwóch powodów: odkładania wszystkiego na później i multizadaniowości, czyli robienia kilku rzeczy na raz.

Wielu osobom wydaje się, że jeżeli na coś nie mają siły i ochoty jednego dnia, to drugiego zrobią dwa razy więcej. Przecież kiedy się nad tym zastanowimy, brzmi to irracjonalnie. Przypomina to zadania z podstawówki: Jeżeli rolnikowi obsianie kilometra pola zajmuje 1 godzinę, to ile czasu potrzebuje, żeby obsiać trzy kilometry? Oczywiście, poprawna odpowiedź to trzy godziny, a nie: „zrobi to w ciągu dwóch godzin, bo jutro będzie miał lepszy humor i więcej energii”. Dlaczego więc, jeśli chodzi o naszą pracę, stosujemy taką dziwną matematykę?

Zazwyczaj na drugi dzień okazuje się, że wcale nie mamy ochoty i energii by podjąć podwójną dawkę czynności i odkładamy je na kolejny dzień. Kiedy w końcu pewnego pięknego dnia budzimy się gotowi do pracy zaległości są tak wielkie, że nie wiemy nawet od czego zacząć. Sfrustrowani świadomością, że i tak nie damy rady uporać się ze wszystkim albo wcale nie zaczynamy pracy albo robimy niewiele i szybko tracimy dobry humor.

Jak wybrnąć z takiej sytuacji? David Allen, autor książki Getting Things Done, radzi, by spojrzeć na zadanie jako na listę krótkich, prostych fizycznych czynności. Oto przykład: wyobraź sobie, że musisz ugotować obiad, ale nie masz na to najmniejszej ochoty. Zastanów się (i zapisz) co dokładnie musisz zrobić. W moim przypadku lista wyglądałaby tak:

  • wybrać przepis,
  • sprawdzić jakich składników brakuje,
  • ubrać się,
  • pójść do sklepu,
  • wrócić do domu,
  • rozpakować zakupy,
  • przygotować obiad (punkt po punkcie),
  • podać obiad.

Taka lista brzmi prosto. Przecież to żaden problem poszukać przepisu w książce kucharskiej czy Internecie, punkt drugi można załatwić po prostu zaglądając do lodówki, a ubranie się to kwestia dwóch minut. Również kolejne kroki nie są nazbyt skomplikowane. Oczywiście, taką listę można i należy zastosować do poważniejszych projektów, np. w pracy czy przy pisaniu pracy zaliczeniowej na studiach.

Inną świetną radą, jaką daje Allen, jest wyłonienie tych czynności, które zdążysz zrealizować w ciągu dwóch minut. Te należy wykonać od razu – przecież zajmują tylko dwie minuty. Wystarczy tylko podnieść się z krzesła i zeskanować wreszcie ten dwustronicowy dokument, na który dział kadr czeka od tygodnia albo odpisać krótko na maila zwierzchnika.

Na drugim biegunie braku organizacji pracy leży robienie kilku – kilkunastu rzeczy na raz. Wygląda to tak: piszesz dwie linijki ważnego raportu, ale nagle przypomina ci się, że miałeś wysłać faks. Wstajesz więc i robisz to natychmiast. Wracasz do raportu, ale w międzyczasie dzwoni ktoś z innego działu i prosi o podanie numeru ostatniej faktury. Sprawdzasz więc ten numer – przecież to dla ciebie żaden problem – i znowu wracasz do swojego raportu. Przed końcem dnia przerywasz pracę jeszcze kilkadziesiąt razy, a ważny raport ciągle leży nieskończony. Brzmi znajomo?

Wiele osób twierdzi, że mają tak dużo pracy, że nie wykonując kilku zadań jednocześnie po prostu nie zdążą ze wszystkim. Jednocześnie to można co najwyżej pić kawę i rozmawiać z koleżanką, a nie pisać w Wordzie i rozmawiać przez telefon. Nie można skupiać się na dwóch rzeczach jednocześnie, a podzielna uwaga nie istnieje. W rzeczywistości co chwilę przerywając pracę tracimy bezproduktywnie czas – w przykładzie powyżej za każdym razem trzeba na nowo przeczytać ostatni akapit raportu i jeszcze raz zastanowić się, co napisać dalej.

Prawdziwym powodem robienia kilku rzeczy w tym samym czasie jest znudzenie jedną czynnością i chęć odkładania jej na później, czyli niemal dokładnie to samo, o czym pisaliśmy wyżej. Również rozwiązanie jest podobne – także polega na tworzeniu list. Bardzo ważne jest, aby przechodzić z jednego punktu do drugiego po kolej, nie rozpraszając się, póki nie skończymy naszego zadania. Dopiero wtedy możemy przeredagować naszą listę i wykonać te wszystkie małe czynności, które nagromadziły się w czasie, gdy pracowaliśmy nad jednym z punktów.

Garść porad, jak jeszcze bardziej usprawnić swoją pracę

Nie czekaj na właściwy moment i lepszy nastrój. Ten może nigdy nie nadejść. Zamiast tego wyznacz sobie dokładny termin, kiedy zaczniesz pracę nad zadaniem i kiedy ją zakończysz – jak tylko ruszysz z miejsca będzie już łatwiej.

Jeżeli jesteś zbyt roztargniony, by coś zrobić, ustal zasadę, że nie odrywasz się od pracy, póki nie ukończysz zadania. Żadnego surfowania po Internecie, sprawdzania poczty czy pogaduszek. Przyjdzie na to pora, kiedy zrobisz sobie przerwę między jednym a drugim punktem. Jeżeli masz taką możliwość, odizoluj się. Wyłącz telefon, zamknij drzwi do swojego pokoju, poproś, by nikt ci nie przeszkadzał. Pilnuj, żeby w twoim otoczeniu panował ład i porządek – leżące wszędzie jedzenie, gazety itp. będą odwracać twoją uwagę.

Nie bądź perfekcjonistą. Co z tego, jeżeli oddasz ten przykładowy raport napisany idealnie dobraną czcionką i bez jednego błędu interpunkcyjnego, jeżeli zrobisz to tydzień po czasie.

Jeżeli jest jakieś zadanie, które zawsze wędruje na koniec listy i nigdy nie starcza czasu na jego wykonanie, znaczy, że specjalnie się od niego migasz. Jeśli jest zbyt trudne podziel je na mniejsze zadania, jeśli wyjątkowo nieprzyjemne, właśnie od niego zacznij dzień. Jak tylko będziesz miał je z głowy, od razu będzie ci się lepiej pracować.

468_60

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

Przeczytaj poprzedni wpis:
Jak przestać odkładać wszystko na później?

Jeżeli chronicznie odkładasz wszystkie zadania, szczególnie te ważne, na później, być może cierpisz na prokrastyncję. O tym niedawno zdiagnozowanym zjawisku...

Zamknij